Primero: qué letra corresponde
La letra no se elige: la fija la condición frente al IVA de quien factura y la de quien recibe la factura.
- Si sos Responsable Inscripto y tu cliente también lo es, o es monotributista: Factura A.
- Si sos Responsable Inscripto y tu cliente es consumidor final o exento: Factura B.
- Si sos monotributista: Factura C, sea quien sea el cliente.
Un flete es un servicio
Para ARCA, la factura de un flete es una factura de servicios. Además de la fecha del comprobante, pide tres fechas más: desde cuándo y hasta cuándo se prestó el servicio, y cuándo vence el pago.
El flete lleva IVA, que en la Factura A va discriminado.
Qué tiene que decir la factura
Una sola factura puede llevar todos los viajes de un cliente en el período, un renglón por viaje: no hace falta hacer una por cada uno.
- Los datos del cliente: razón social, CUIT, domicilio y condición frente al IVA.
- Por cada viaje, la fecha, el origen y el destino, la mercadería y el CTG o la carta de porte que lo ampara: casi todos los clientes lo piden, porque es con lo que controlan la factura.
- La cantidad que se cobra —toneladas, kilómetros o unidades— y la tarifa.
- El neto, el IVA y el total.
Cuánto se cobra: la tarifa y el aforo
En granos lo habitual es cobrar por tonelada transportada, con la tarifa acordada con el cliente.
Cuando se pacta un aforo, se cobra por la capacidad del equipo aunque el camión viaje con menos: si lo cargado no llega al aforo, se factura el aforo.
- Viaje 1: 28,4 t × $ 50.000
- $ 1.420.000
- Viaje 2: 29,1 t × $ 50.000
- $ 1.455.000
- Neto
- $ 2.875.000
- IVA 21 %
- $ 603.750
- Total de la factura
- $ 3.478.750
Si con ese cliente se pactó un aforo de 30 t, los dos viajes se facturan por 30 t: ninguno llegó al aforo. Las toneladas, la tarifa y la alícuota del IVA son de ejemplo.
Cuándo es Factura de Crédito Electrónica MiPyME
Si tu empresa es PyME y le facturás a una empresa grande obligada al régimen —un acopio, una exportadora, una aceitera— por un monto igual o mayor al que fija ARCA, no corresponde la factura común: corresponde una Factura de Crédito Electrónica MiPyME.
Lleva el CBU donde vas a cobrar, y el cliente la tiene que aceptar o rechazar en ARCA. El monto mínimo se actualiza, así que conviene confirmarlo antes de facturar.
Se autoriza en ARCA: el CAE
La factura electrónica vale recién cuando ARCA la autoriza y devuelve el CAE, el código de autorización electrónico, con su fecha de vencimiento. Ahí se le manda al cliente.
Se puede hacer desde la web de ARCA, cargando cada factura a mano, o desde un sistema conectado a ARCA, que pide el CAE en el momento.
Después de facturar
La factura queda en la cuenta corriente del cliente hasta que la cobres con el recibo. Si el viaje lo hizo un fletero, de esa misma factura sale su líquido producto.
Una factura autorizada no se borra: si hubo un error, se corrige con una nota de crédito si se facturó de más, o con una nota de débito si se facturó de menos.